Einsatzszenarien von Sales Automation

Eine Vertriebsabteilung ohne ein funktionierendes CRM-System, ist wie ein Schiff ohne Seekarte – es gibt keine Daten, an denen man sich orientieren kann. Ein CRM-System bildet die digitale Basis im B2B-Vertrieb, die Kundendaten, Prozesse und Aktivitäten aller Leads und Kunden speichert, sortiert und auswertet. Für einen hundertprozentig kundenorientierten Verkaufsprozess ist das jedoch nur ein Teilaspekt. Um noch mehr aus den wertvollen Informationen herauszuholen und Vertriebsprozesse gleichermaßen effektiv und effizient zu gestalten, empfiehlt es sich, eine Marketing-Automation-Lösung anzubinden. So lassen sich nicht nur mehr potenzielle Kunden erreichen und bis zur Kaufentscheidung begleiten, sondern gleichzeitig Bestandskunden automatisch und individuell betreuen.

Das Schlüsselwort heißt hier Sales Automation, denn sie umfasst alle Maßnahmen und Technologien – darunter etwa die Verzahnung von CRM- und Marketing-Automation-Lösung –, um Vertriebsabläufe zu optimieren und vertriebliche Entscheidungen auf eine solide Basis zu stellen. Das betrifft das Lead- und Opportunity Management ebenso wie Workflows für Online-Terminbuchung oder Vertragsmanagement bis hin zum Verkaufsprozess selbst. Vor allem unnötig ressourcenintensive Tätigkeiten oder repetitive Aufgaben im Vertrieb lassen sich mithilfe von Sales Automation vereinfachen, beschleunigen und verbessern. Parallel schafft sie eine solide Grundlage, um operative und strategische Maßnahmen zu planen und umzusetzen. Das gestattet es dem Vertriebsmitarbeiter, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: den persönlichen Kontakt zum Kunden. Die nachfolgenden sechs Szenarien zeigen, wie sich Sales Automation wirkungsvoll einsetzen lässt.

1. Leads auf Messen und Events gewinnen

Der Vorteil einer Fachmesse liegt darin, dass Vertriebsmitarbeiter mit potenziellen und bestehenden Kunden direkt ins Gespräch kommen können. Von diesen neuen Kontakte lassen sich Visitenkarten bequem via mobiler Lead App scannen sowie Antworten in Fragebögen oder aus der persönlichen Unterhaltung schon direkt vor Ort – und ganz automatisch – digital erfassen. Mithilfe der Synchronisation zwischen CRM-System und Marketing Automation-Tool stehen die neu gewonnenen Daten allen Abteilungen sofort zur Verfügung. So kann das Unternehmen den Messe-Leads zum Ende des Veranstaltungstages eine Willkommens-Mail und bei Bedarf weitere Marketing- oder Vertriebsinhalte zusenden. Dadurch lässt sich der Dialog zwischen Kunde und Vertrieb nun digital und automatisiert fortsetzen – ohne händisches Zutun, ohne Datenverlust oder Verzögerungen.

2. Potenzielle Kunden gezielt weiterentwickeln

Mithilfe von Sales Automation ist der Vertrieb in der Lage, die Lead-Pipeline optimal zu priorisieren. So kann er beispielsweise potenzielle A-Kunden persönlich betreuen und ihnen mehr Aufmerksamkeit widmen, während sich Leads der Kategorie B oder C zunächst mit einer automatisierten Lead-Nurturing-Kampagne vorqualifizieren lassen. Das bedeutet, dass ein B2B-Unternehmen die Entscheidungsfindung zunächst mit relevanten Inhalten begleitet, bis ein Kontakt die Vertriebsreife erlangt und bereit für ein konkretes Gespräch oder Angebot ist. Wenn es dann so weit ist, kann der Vertriebler die Informationen nutzen, die der Nurture-Prozess bereits generiert hat – etwa geklickte Inhalte, getätigte Downloads, besuchte Websites oder Events. So erfasst eine moderne Marketing-Automation-Lösung die einzelnen Conversions des Leads über den gesamten Vertriebsprozess hinweg. Darüber hinaus steuert sie auch die Lead-Übergabe von Marketing zum Vertrieb mithilfe automatisierter Workflows. Dies funktioniert auch andersherum, sollte der Kunde dem Unternehmen eine Absage erteilen, aber relevant genug bleiben, um ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut ansprechen zu wollen.

3. Vertriebskontakte nicht aus den Augen verlieren

Potenzielle Kunden, die sich noch gar nicht entscheiden haben oder deren Abschluss sich aus anderen Gründen verzögert, lassen sich ebenso über automatisierte Kampagnen im Auge behalten. Zugleich bietet eine entsprechende Software-Lösung die notwendige Transparenz über die Lead-Pipeline und den Sales Funnel, um zu wissen, wie viele und welche Leads sich an welcher Stelle im Entscheidungsprozess befinden. Auch ehemalige Kunden oder Alt-Kontakte bleiben automatisch auf dem Vertriebsradar – und das ohne jeglichen Mehraufwand. Sales Automation schafft eine kommunikative Standleitung und kann über sogenannte Reaktivierungskampagnen Kunden zum passenden Zeitpunkt wiedererwecken, indem in gewissen Abständen passende Nachfassmailings beim Empfänger ankommen. So lassen sich auch erkaltete Leads oder ehemalige Kunden selbst nach Jahren noch einmal ohne Extra-Aufwand kontaktieren.

4. Cross- und Upselling-Potenziale unmittelbar erkennen

Durch eine Sales-Automation-Lösung ist der Vertrieb zu jedem Zeitpunkt auf dem Laufenden. Dank E-Mail-Tracking und Lead Scoring weiß er stets, was ein Interessent oder Bestandskunde tut, was ihn interessiert oder womit er sich beschäftigt. So verfügt der Vertriebt über zusätzliche Informationen während der Decision- oder Closing-Phase eines Leads. Mehr noch: Er erhält wertvolle Impulse im Hinblick auf die Bestandskunden, und kann somit neue, ergänzende oder höherwertigere Produkte anbieten sowie diese Angebote auch automatisch nachverfolgen. Des Weiteren lassen sich automatisiert Vermerke im CRM-System erstellen: etwa dann, wenn ein Bestandskunde, der in einem Newsletter auf ein neues Produkt oder Feature eines höheren Tarifs klickt, oder wenn ein Interessent einen bestimmten Lead-Scoring-Schwellwert erreicht.

5. Kunden auch langfristig binden

Der automatisierte Zufluss von kundenbezogenen Informationen in das CRM-System gibt der Sales-Abteilung die Möglichkeit, Neu- und Bestandskunden konstant besser und persönlicher zu betreuen. So bekommen Kunden jederzeit einen informierten Ansprechpartner – egal ob Marketing, Vertrieb oder Kundenservice. Darüber hinaus erhalten sie stets nur die Informationen, die für ihren Anwendungsbereich und ihr Unternehmen wirklich relevant sind. Indem die gesamte Kommunikation auf Zielgruppen- und Verhaltensdaten basiert, fühlen sich Interessenten und Kunden ausnahmslos gut aufgehoben, optimal mit Informationen versorgt und wertgeschätzt.

6. Vertriebsarbeit datenschutzkonform organisieren

Ein Unternehmen muss heute an jeder Stelle seines Vertriebsprozesses sorgfältig mit seinen Kundendaten umgehen. Auch hier muss alles absolut rechtskonform verlaufen. Das gilt von der Leaderfassung über das Double-Opt-in und die Datenspeicherung bis hin zur Empfehlungspartnerschaft. Infolgedessen lässt sich auch die Digitalisierung und Automatisierung nur mit Hilfe einer Technologie umsetzen, die Datenschutz und Datensicherheit bestmöglich gewährleistet. Gut beraten sind Vertriebler daher, sich in solchen Fragen juristischen Rat einzuholen und auf Software-Anbieter zu setzen, die den hierzulande geltenden Ansprüchen genügen.

Fazit

Ähnlich wie die Seekarte für das Schiff und seine Besatzung stellt, ist Sales Automation in der Praxis marketing- und vertriebsübergreifend eine wertvolle Unterstützung, um Ziele auf den einfachsten Weg zu erreichen. Mehr noch: So ein System ist wie ein Autopilot, der viele Prozesse abnimmt, sodass Arbeitsressourcen noch gewinnbringender einsetzbar sind. Durch die Verknüpfung von Marketing-Automation-Tool und CRM-System lassen sich Kundenbeziehungen effizient pflegen und effektiv steuern sowie Potenziale ausschöpfen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Einladungs- und Teilnehmermanagement, Leadgenerierung und ‑qualifizierung oder um alltägliches Kontakt- und Aktivitätsmanagement handelt. In allen Bereichen lassen sich Ressourcen schonen, Prozesse optimieren und Vertriebsmitarbeiter entlasten. So bietet Sales Automation genau das passende Werkzeug, um sich zielsicher durch die Untiefen der digitalen Welt zu navigieren.

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